如何高效地结束每一次会议

来源:36氪 | 发布: | 发布时间:2013-06-9,星期日 | 阅读:1,007

本文作者Ev Williams最著名的身份是 Blogger 及 Twitter 联合创始人,不久前他还联合创办了一家名为 Obvious 的孵化器公司,并担任项目Medium的 CEO。这篇小文讲述了一个来自Holacracy系统的小理念 – 以每个人的简短总结来结束每一次会议 (End every meeting with a “closing round”)。Holacracy是一种新型的管理方式,它有自己的网站。简单来说,Holarcracy使一个组织具备高度适应性、高效的会议、明确的权力分配系统和以目标为中心的任务设置等特点。在其官网上Holacracy被形容为”Social technology for purposeful organization”。这个更具活力和更加扁平化的管理方式非常适合人少而急需发展的初创企业。

在Medium,我们使用Holacracy来主导组织的运行。但是这篇短文并不是讨论Holacracy的,如果你想知道更多,我强烈推荐你去holacracy.org和这个小文集里看看。在这里,我只想讲讲一个来自Holacracy的概念。

这个概念很简单:End every meeting with a “closing round.”

在一个closing round里,你的任务就是绕着会议桌走一圈并让每个人都发表一下对这次会议的看法 – 不需要冗长的讨论,只要他们单方面做个总结。这种情况下人们通常不会做出超过30秒的发言(有时候更短),所以一个10人会议往往可以在5分钟之内就能顺利完成一个closing round。

来看个closing round里的总结的例子:

“很不错的会议。我很高兴大家最终能有机会一起谈谈这荒唐的情况,因为这困扰我很久了。我希望下一次我们可以把进度报告做得简短些,这样我们就能快点进入主题了。”

这个方式很值得一试,因为在某种程度上,这给了每个人一个直抒胸怀的最后机会,免得他们把心中的意见带出会议室或者在私下和同事们嚼舌头。这也有助于回顾会议的内容和需要改进的地方、发掘原定计划中没有注意到的潜在问题和弄清小组成员的精神状态。

最重要的是,closing round常常很欢乐很积极,有笑话,有感激,更有令人兴奋的良性互动。在我看来,这是比传统的拖泥带水的会议总结更好的方式。



 

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分类: 多向思维.
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